בית

אודות

חדשות, אירועים ומאמרים

כיצד הנגשנו, בזמן שיא, מיליוני מסמכים של הארגונים הגדולים בישראל

כיצד הנגשנו, בזמן שיא, מיליוני מסמכים של הארגונים הגדולים בישראל

מאת: אופיר גרינר, מנהל חטיבת מסמכים דיגיטלים בקונסיסט
ושמעון עמית – מנהל פיתוח עסקי של מערכת הנגשת המסמכים NAGIX ו-PB Digital

תקנה 35 א' של החוק לשיוויון אנשים עם מוגבלות, המחייבת ארגונים ובתי עסק להנגיש כל מסמך שהוכן מיום 26.10.2017 ואילך, נכנסה סופית לתוקף בתחילת השנה הנוכחית, 2022. לכן, מ-1 לינואר ואילך נדרשים ארגונים לספק מסמכים מונגשים ללקוחות - דוחות כספיים, פרוטוקולים ציבוריים, טפסי לקוח וכו'- באופן מיידי, בהתאם לעקרון ההכלה בנגישות.

במהלך 2021, לקראת כניסתה של התקנה לתוקף, הנגשנו בקונסיסט, באמצעות פתרון טכנולוגי מיוחד שפיתחנו, מיליוני מסמכים של מרבית הבנקים הגדולים וארגונים מובילים נוספים. המערכת שאפשרה לנו בקונסיסט להנגיש כמות כזו משמעותית של מסמכים נקראת NAGIX - ורצינו לחלוק אתכם את התהליך שכיום מאפשר לארגונים לספק ללקוחותיהם גרסה מונגשת של כל מסמך, בלחיצת כפתור - בהתאם לעקרון ההכלה בנגישות.

נתחיל מההתחלה: מהו בכלל מסמך מונגש, ומהו עקרון ההכלה בנגישות?

מסמך מונגש הוא מסמך דיגיטלי שאדם בעל מוגבלות ראייה יכול להאזין לתוכנו באמצעות תוכנת הקראה. תהליך ההנגשה יוצר מסמך PDF המכיל עץ הנגשה שתוכנות הקראת מסמכים מסוגלות לקרוא בהתאם לסדר שנקבע על-ידי מנגיש המסמך.

עקרון ההכלה בנגישות קובע שהנגשה של מסמך לבדה איננה עומדת בדרישות החוק, ונדרש שההנגשה תהיה כזו שתאפשר לאדם בעל מוגבלות להתנהל במרחב הציבורי כמו כל אדם אחר. בהתאם לכך, הנגשה המקיימת את עקרון ההכלה חייבת לאפשר לאדם בעל מוגבלות ראייה ליצור עבור עצמו, באופן מיידי, גרסה מונגשת של כל מסמך לקוח, מבלי שיצטרך לבקש מהארגון להנגיש עבורו מסמך כזה או אחר באופן פרטני.

הדבר דומה לעקרון ההכלה בהנגשה פיזית של, לדוגמא, מוסד ציבורי (או בית קפה או מסעדה לצורך העניין) שהגישה אליו היא באמצעות גרם מדרגות. כמובן שאותו מוסד אינו יכול לצאת ידי חובה בכך שיציב בתחתית  המדרגות אדם שיסייע לאנשים עם מגבלת ניידות לעלות במדרגות. הנגשה בהתאם לחוק ולעקרון ההכלה חייבת לאפשר ניידות במרחב כמו לכל אדם אחר בציבור, ולכן הנגשה אמיתית מחייבת, למשל, התקנת מעלית או רמפה שבאמצעותם יוכל אדם עם כסא גלגלים לעלות מבלי להיעזר באדם אחר. אותו עקרון חל גם בכל הקשור להנגשת מסמכים, טפסי לקוח, פרוטוקולים ציבורים, דוחות כספיים של חברות ציבוריות ועוד.

דרישות החוק בהיבט של הנגשת מסמכים

בעקבות המודעות הגוברת עם השנים לחשיבות של הנגשה בכלל ולהנגשת מסמכים בפרט, פיתחנו בקונסיסט טכנולוגיית הנגשת מסמכים אוטומטית אשר פעלה בתוך מערכת הטפסים הדיגיטלים של קונסיסט - PB Digital. במהלך שנת 2021 פנו לקונסיסט ארגונים רבים וביקשו שנגבש וניישם עבורם פתרון להנגשת הכמויות העצומות של מסמכים שהיו קיימים אצלם.
חשוב לציין שבבנקים גדולים, לדוגמא, קיימים מיליוני מסמכים הדורשים הנגשה, וברור שבכל טכנולוגיה אחרת מלבד הנגשה אוטומטית כמו של NAGIX, תידרש כמות עצומה ולא ריאלית של שעות עבודה כדי לספק מענה הולם להסבת אותם מיליוני מסמכים לנגישים בהתאם לחוק ועקרון ההכלה.

איך ניגשים להנגשה של מיליוני מסמכים קיימים? באמצעות שיטת ההנגשה הרפטטיבית-אוטומטית

כדי להנגיש את מיליוני המסמכים הקיימים בארגונים, ביצענו אפיון של כל הטפסים והמסמכים הדורשים הנגשה בכל ארגון וארגון – חשבוניות, מסמכי לקוח, פרוטוקולים ציבוריים, דוחות כספיים ועוד, וחילקנו את המסמכים והטפסים למשפחות, כאשר לכל משפחה יצרנו תגיות רלוונטיות הכוללות:

• פסקאות
• תמונות
• לוגואים
• סכומי כסף
• תאריכים
• טבלאות,
• גראפים
• ועוד.

שייכנו כל טופס ומסמך קיים לאחת מהמשפחות, ולאחר מכן הגדרנו במערכת NAGIX את האלמנטים שמהם בנוי כל מסמך.

שני שלבים לפתרון ההנגשה האוטומטית-רפטטיבית במערכת NAGIX

1. שלב העיצוב
בשלב זה מגדיר המעצב, באמצעות ה-DESIGNER הייחודי של מערכת הנגשת המסמכים NAGIX, את תבניות האב עבור כל סוגי הטפסים והמסמכים הקיימים בארגון. בבנק או מוסד פיננסי גדול, לדוגמא, מספר התבניות יכול להגיע למאות ואף יותר. לאחר שכלל מסמכי הארגון חולקו בהתאם למבנה של סוגי המסמכים השונים, יוצר המיישם, באמצעות NAGIX, תבנית לכל סוג של מסמך, המורכבת מעץ הנגשה. 

בדוגמא שלפנינו, טופס ה-PDF המונגש (מימין) עם עץ ההנגשה (משמאל).

2. שלב הייצור של מסמכים מונגשים
לאחר שכל המסמכים בארגון חולקו למשפחות ולתבניות אב, כל לקוח של הארגון יקבל באופן אוטומטי, גרסה מונגשת של כל מסמך ומסמך לו הוא נדרש, גם כשמדובר במיליוני מסמכים קיימים. NAGIX מזהה את המשפחה ואת סוג המסמך שהלקוח מעוניין לקבל, ויודעת לספק לתוכנת ההקראה את התבנית והסדר לפיהם יש לקרוא את המסמך.

אתגרי הנגשת מסמכים ש-NAGIX מספקת להם מענה

גם תוכנות ההקראה המתקדמות ביותר אינן יכולות לדעת לבדן, למשל, אם מספר כלשהו במסמך הוא סכום כסף, מספר טלפון, כתובת וכו. כמו כן, טבלאות וטבלאות מקוננות (טבלא בתוך טבלא) מהוות אתגר מיוחד בעולם הנגשת המסמכים. כדי להתגבר על אתגרים אלו, מערכת NAGIX משלבת טכנולוגיה מתקדמת המאפשרת לספק חווית לקוח מונגשת מיטבית. לדוגמא:

הנגשת מספרי טלפון/מספרי טלפון עם כוכבית
תוכנות הקראה קוראות את התוכן של מסמכים בעברית מימין בשמאל. אולם כאשר מדובר במספר טלפון, נדרש, לטובת נוחות המשתמש, להקריא את הספרות של המספר משמאל לימין. NAGIX מאפשרת למיישם הנגישות להגדיר באופן פרטני לתוכנת ההקראה לקרוא את הספרות של מספר הטלפון משמאל לימין, וגם לעבור לאנגלית כשמדובר בכתובת האינטרנט של הארגון.

תמונות, אייקונים ולוגואים

תוכנות הקראה אינן יודעות לקרוא תמונות, לוגואים, אייקונים וסמלים, אולם NAGIX מאפשרת למיישם הנגשת המסמך  לספק תיאור של התמונה או הלוגו, באופן שמאפשר לתוכנת ההקראה לספק למשתמש תיאור מדוייק של הויזו'אל.

טבלאות, טבלאות מקוננות וטבלאות מסובבות (טבלאות שוכבות על הצד ביחס לפסקאות שמופיעות לפניהן ואחריהן)

הפתרון של NAGIX מאפשר למיישם ההנגשה להגדיר שדות בתוך טבלאות, ובכך לספק הנגשה ברורה גם של תוכן מורכב בתוך טבלאות, טבלאות מקוננות וטבלאות מסובבות. המערכת יודעת גם להגדיר מספרים, סכומי כסף, תאריכים וכל אלמנט אחר בתוך הטבלאות, כך שתוכנת ההקראה יודעת להקריא את הגדרת העמודה וגם את תוכן העמודה על פי הסדר שהגדיר המיישם. באופן זה, קל יחסית לאדם עם מוגבלות ראייה לעקוב אחר ההקראה ולהבין את ההקשר של כל נתון בטבלה.

גרפים ונתונים בתוך גרף
גרפים המבוססים על מידע מהווים אתגר מיוחד בהנגשת מסמכים. עם זאת, NAGIX מאפשרת להנגיש גם אלמנטים כאלו באמצעות קישור קובץ המידע ממנו נשאב המידע. מסמך ה-PDF מציג את הגרף, כשהנתונים עליהם מבוסס הגרף נצבעים על-ידי המיישם בלבן. המיישם של NAGIX יודע לשייך כל נתון לגרף, כך שתוכנת ההקראה תקריא אותם במסמך המונגש.

סיירת מיישמי הנגישות של קונסיסט

עקב העובדה שכמות המסמכים והטפסים שנדרשנו להנגיש הייתה עצומה, הקמנו בתוך זמן קצר ביותר 'סיירת מיישמים/ות' שהצליחה בתקופה קצרה מאוד, באמצעות מערכת NAGIX, להנגיש עבור לקוחות החברה מגוון עצום של מסמכים – פרוטוקולים, מכתבי וטפסי לקוח, דוחות כספיים ועוד. תודות לצוות של מיישמי ההנגשה עמדנו במשימה, וכיום לקוחות של ארגונים אלו מייצרים עבור עצמם גרסאות מונגשות של כל מסמך נדרש.

חשוב להוסיף כי תחושת הסיפוק שלנו בקונסיסט עצומה, לא רק בגלל שעמדנו במשימה שהגדרנו לעצמנו, אלא גם, ובעיקר, כיוון שיש כאן ערך חברתי עצום – שבו אדם בעל מוגבלות ראייה יכול לקבל את המידע הדרוש לו – ללא שום מגבלה. החוק אמנם מחייב זאת, אבל אנו בקונסיסט סבורים שיש להנגיש את המרחב הציבור בכלל ומסמכים בפרט לא רק כי החוב מחייב, אלא כי זהו ערך חברתי ממעלה ראשונה, ואנחנו שמחים וגאים להיות שותפים בעשייה זו.

אופיר גרינר ושמעון עמית. אפריל 2022