מאת ליאור סולומון
בחירת מערכת ניהול תוכן אינה משימה פשוטה ולעתים אף אורכת זמן רב. כל ארגון שעתיד לרכוש או לשדרג את אתרו הנוכחי, אם להקים אתר חדש, מומלץ כי יעשה זאת רק לאחר בחינה מעמיקה של ההיצע בתחום מערכות ניהול תוכן. בשורות הבאות ננסה לעמוד על כמה נקודות חשובות שיש לקחת בחשבון על מנת לצלוח תהליך זה באופן היעיל ביותר.
קבוצת מיקוד: נציגים מתחומים שונים
ראשית, חשוב מאוד להקים קבוצת מיקוד. בהתאם לגודל ומבנה הארגון שלכם, מוצע כי תכללו נציגות לכל גוף בארגון (חטיבה, אגף, מחלקה ועוד) בקבוצת מיקוד זו - זאת, על מנת להבטיח בחירת מערכת לניהול תוכן שתשרת את כל הארגון על כל מחלקותיו.
לרוב קבוצת המיקוד תכלול נציגים מתחומים שונים כגון שיווק,עיצוב, פיתוח,IT, יחסי ציבור או כספים. מומלץ לאסוף מידע רב ככל הניתן מבעלי תפקידי מפתח על דרישות הארגון ביחס למערכת ניהול תוכן עתידית. יחד עם זאת, דאגו לשמור על קבוצת מיקוד שאינה עולה על 5 או 6 אנשים: חשוב שהחלטות יתבצעו במהירות ובצורה החלטית.
מערכת ניהול תוכן - נקודות חשובות לדיון בארגון
להלן כמה שאלות חשובות שיש לדון בהן על מנת לזהות את צרכי הארגון:
- מהו התהליך הקיים של עדכון/יצירה של האתר הקיים (במקרה שיש אתר)? כיצד ניתן ליעל תהליך זה?
- כמה יעיל הוא תהליך זרימת המידע כיום? האם ישנם משאבים "כפולים"?
- האם יש הכרח בכך שאת תוכן האתר יזינו נציגים מטעם הארגון, שאינם טכנולוגיים?
- האם לספקי התוכן, המעצבים והמפתחים תינתן גישה למערכת ניהול התוכן של אתרכם?
- האם ישנו בארגון מרכז מידע אחד או אתר שמכיל את כל חומרי התוכן?
- האם ניתן לעצב מחדש את אתרכם בקלות? לא מעט חברות משנות את עיצוב אתרם בהתאם לאסטרטגיות שיווק שונות, תהליכים ומוצרים חדשים ועוד. האם אתם ערוכים לזה?
- האם שינויים באתר הינם אפשריים בגבולות זמן סבירים? האם אתם רואים חשיבות במתן אפשרות למנהלי תוכן לעדכן את האתר בדקות ספורות?
- האם באתר הארגון מפורסמים תכנים רגישים שדורשים מידור? האם ישנו תוכן שרק משתמשים מורשים במערכת יכולים לערוך או לצפות?
- האם האתר הקיים שלכם בנוי בצורה מודולרית שתתאם את צרכי הארגון וקצב צמיחתו?
מערכת ניהול תוכן - שאלות לספקי התוכנה
להלן שאלות שעליכם להפנות לספקי התוכנה בעת חיפושכם אחר מערכת לניהול תוכן. רשימה זו אינה מתיימרת לספק מדריך שלם לבחירת מערכת ניהול תוכן, אלא מדובר בסקירה מהירה שמטרתה לעזור לכם להבדיל בין ספקי התוכנה שיציעו לכם פתרון חכם, רובסטי ומתקדם - לבין חברות שנכנו במחלקת שיווק חזקה יותר ממוצריה.
- האם משתמשים שאינם "משתמש חכם" או בעלי כישורים טכניים יכולים לעדכן את האתר בקלות ללא כל ידע ב-HTML ולהבטיח יצירה של תצוגה תקינה באתר על פי העיצוב שנקבע מראש?
- האם המערכת מאחסנת את התוכן בצורה מחזורית, כך שניתן יהיה בעתיד לייצא או לעשות שימוש חוזר בתוכן למטרות שונות?
- האם התוכן מופרד לחלוטין משכבת התצוגה והשכבה הלוגית של המערכת?
- באיזו מידה המערכת מאובטחת?
- האם ישנם שלבי פרסום, בהם מנהלי תוכן מורשים יכולים לבחון את התוכן טרם הצגתו באתר?
- האם דפי ה-HTML שמחוללים על ידי המערכת עומדים בסטנדרטים מלאים הנהוגים כיום באינטרנט?
- האם מנגנון התבניות במערכת הינו מוגבל לצורת עיצוב כלשהי?
- כתובת URL הינם חלק חשוב בקידום האתר במנועי חיפוש. האם המערכת תומכת במבנה URL קריא (/content) או שזהו קוד שמייצרת המערכת -/h=1%gr&id=12?
- האם ניתן לרכוש את המערכת ולאחסנה אצל ספק אחר?
- כמה זמן נדרש להכשיר קבוצת עובדים ברמות ידע שונות לשימוש מלא במערכת?
- מה ממוצע זמן הקמת אתר בסיסי במערכת זו?
- ולבסוף כמובן העלות: האם עדכונים שוטפים נכללים ברשיון/בתשלום החודשי? האם המחיר פרופורציונלי לטכנולוגיות/תכונות איכויות של מערכות דומות? האם מערכת ניהול התוכן תחסוך לכם הוצאות?
הקריטריונים הרלוונטיים למערכת ניהול תוכן
כדאי ליצור מבעוד מועד טבלה אשר תכלול את כל הקריטריונים שהוגדרו על ידכם כחשובים בקבלת ההחלטה בדבר בחירת מערכת ניהול תוכן. לדוגמה: זמן הקמת המערכת, תאימותה לדפדפנים שונים, מחירה, ROI (החזר השקעה) וכדומה. יש לדרג כל אחת ממערכות ניהול התוכן הנבחנות ביחס לקריטריונים אלה על פי החשיבות שהוגדרה לכל קריטריון. רצוי למלא את הטבלה במאצעות קבוצת המיקום שבניתם על מנת לבחור את מערכת ניהול התוכן האידיאלית עבורכם.
והחשוב מכל: במידה שנותרו שאלות פתוחות אל תהססו ליצור קשר עםם הספקים על מנת להשלים את טבלת ההחלטות. מערכת ניהול תוכן איכותית אמורה ללוות אתכם לאורך שנים רבות. תהליך בחירתה צריך להיות בהתאם.
|
